L’entretien individuel annuel est un temps fort incontournable qui rythme la vie en entreprises. Ceux-ci nécessitent une préparation rigoureuse pour le manager comme pour les collaborateurs.
Penchons-nous ensemble sur les bonnes pratiques à mettre en place pour bien préparer ses entretiens individuels.
L’entretien individuel de fin d’année : un acte managérial essentiel
À l’approche des fêtes de fin d’année, la traditionnelle période des entretiens individuels annuels bat son plein. Quel que soit le timing, ces entretiens, également appelés entretiens annuels d’évaluation, sont un incontournable des rituels managériaux. C’est une grosse responsabilité pour les managers, qui se prêtent à l’exercice pour l’ensemble de leurs collaborateurs, avec pour objectifs d’en faire un moment utile, un temps privilégié de prise de recul, de bilan et de développement.
Pour les managers-coachs qui pratiquent des feedbacks réguliers il s’agira davantage d’une « formalité » aux deux sens du terme : un temps formel, encadré, et un exercice sans grande surprise, dans la continuité des entretiens réguliers avec ses collaborateurs.
Précisons que ces entretiens ne sont pas obligatoires (sauf si la convention collective l’impose à l’employeur) et non réglementés par le code du travail. Cependant, l’existence et les modalités de ces entretiens doivent être explicitées aux collaborateurs en amont et une même méthode doit être appliquée à l’ensemble des salariés de l’entreprise.
Pourquoi ces entretiens annuels sont-ils importants ?
Ces entretiens sont essentiels dans le parcours de développement de vos collaborateurs.
Il s’agit d’un moment privilégié, pour eux, pour prendre du recul sur leur année, faire un point d’étape, identifier leurs points forts sur lesquels capitaliser, s’accorder sur les axes de progrès. C’est aussi l’occasion de recevoir du feedback et commencer à se projeter sur l’année suivante, avec des objectifs opérationnels et de développement de compétences.
Pour le manager, c’est l’occasion de partager son regard sur l’année écoulée, sur l’atteinte des objectifs et surtout de prendre le temps d’écouter ses collaborateurs.
Pour l’entreprise, les entretiens individuels de fin d’année sont l’occasion d’évaluer la performance et les compétences humaines et techniques de l’ensemble des collaborateurs.
7 clés pour bien préparer ses entretiens individuels annuels
1. Donner du sens
Communiquez le plus tôt possible sur cet entretien auprès de vos équipes. Rappelez-leur pourquoi vous accordez de l’importance à ce point de fin d’année. Faites-leur comprendre que c’est pour eux un levier de développement bien plus qu’une évaluation.
2. Préparer ses entretiens
Un entretien réussi est un entretien bien préparé.
Pour rester objectif, factuel, précis, cela demande un temps de préparation.
Pour que le collaborateur soit prêt lui aussi, planifiez en amont les entretiens, exprimez clairement vos attentes, tant sur la préparation que lors des entretiens, rappelez avec pédagogie comment vous souhaitez l’impliquer dans cet exercice.
De votre côté, préparez le bilan de l’année écoulée : objectifs, résultats et indicateurs, notez les succès, les points forts, les avancées et les axes de progrès du collaborateur, préparez quelques pistes pour l’accompagner.
En miroir, demandez à votre collaborateur de préparer ces éléments.
3. Responsabiliser ses collaborateurs dans ces entretiens individuels
En tant que coach, je ne peux qu’insister sur cette clé de succès (et la suivante) !
Le collaborateur doit se sentir responsable et responsabilisé, totalement partie prenante de cet échange.
La responsabilisation commence dès la préparation : prendre un temps d’introspection pour revisiter son année, faire son autoanalyse, le plus objectivement possible.
La responsabilisation se poursuit ensuite pendant l’entretien, pour co-construire les objectifs de l’année N+1, que le collaborateur aura pu préparer en amont.
4. Être disponible et à l’écoute
Avant de démarrer un entretien, assurez-vous de votre disponibilité mentale. Mettez-vous au calme, assurez-vous que vous ne serez pas dérangé. Prenez quelques minutes pour couper avec le reste de votre journée, mettre vos préoccupations de côté et vous centrer sur votre collaborateur.
- Faites de cet entretien un véritable temps d’échange et de partage, le plus participatif possible.
- Laissez votre collaborateur s’exprimer au début de chaque étape de l’entretien.
- Vous rebondirez et complèterez ensuite, partagerez votre point de vue, vos éventuels désaccords.
- Vous pouvez démarrer par quelques questions assez larges :
- « Comment as-tu vécu cette année ? »
- « Quels ont été les moments forts pour toi ? »
- « Quelles sont tes fiertés ? »
- « Quelles difficultés as-tu rencontrées ? »
- Puis progressivement, vous affinerez les éléments à aborder, en suivant ou non une trame, selon les pratiques de votre entreprise.
- Posez un maximum de questions, ouvertes, laissez votre collaborateur vous raconter son année, ses ressentis, ses besoins.
- Reformulez, creusez, vous l’aiderez ainsi à prendre de la hauteur.
5. Donner du feedback constructif
Certains entretiens seront plus faciles que d’autres. Dans tous les cas il s’agira de donner votre feedback sur les réalisations et atteintes de l’année, tant sur les objectifs opérationnels que sur les compétences. Après avoir entendu votre collaborateur s’exprimer sur ses objectifs, s’être autopositionné sur ses compétences, partagez votre propre analyse.
Prenez le temps de valoriser les réussites, les efforts, les compétences, discutez de ce qui a permis les succès.
Puis vous pourrez creuser ensemble les difficultés rencontrées, comprendre ce qui s’est passé, ce qui aurait permis d’autres résultats.
Partagez les points de progrès, donnez des exemples de situation pour contextualiser. Questionnez le collaborateur, faites-le réfléchir, pour qu’il prenne conscience des points encore à améliorer, qu’il en ait envie, qu’il mette des mots sur les impacts de son comportement sur les autres.
6. Aider le collaborateur à se projeter
L’étape du bilan, de l’évaluation de fin d’année, est nécessaire, essentielle même, pour clôturer un cycle. Cependant un entretien réussi est un entretien où le collaborateur se projette, le point de départ vers une nouvelle année. Pour cela, définissez ensemble les objectifs opérationnels de l’année à venir.
Questionnez également le collaborateur sur ses souhaits d’évolution à court terme, pour l’année suivante, sur ses besoins de formation.
Impliquez-le dans son développement, fixez ensemble des objectifs de développement de compétence comportementale.
Vous pouvez commencer à co-construire un plan de développement, que vous pourrez poursuivre dans un second entretien, dans le mois qui suit, et que vous suivrez régulièrement dans l’année.
Pour rappel, depuis 2014, le projet professionnel est discuté lors de l’entretien professionnel, qui lui est obligatoire, au moins tous les deux ans.
7. Remercier
Si cela coule de source, pensez bien à remercier votre collaborateur, pour l’année qu’il vient de réaliser, mais aussi pour le temps qu’il vous a accordé pendant cet entretien.
Le coaching pour accompagner vos managers dans leurs entretiens individuels annuels
Le coaching est un moyen efficace d’accompagner le développement des compétences de vos managers, et ainsi renforcer leur capacité à faire grandir leurs équipes et développer leur posture managériale.
Ces compétences s’apprennent, se développent par la pratique, en tenant compte de sa personnalité et de celle de ses collaborateurs.
Nous avons développé une plateforme de coaching managérial à distance pour accompagner ponctuellement vos managers dans leurs préoccupations et temps forts du quotidien, comme la préparation de leurs entretiens individuels annuels. Ils repartent avec des pistes concrètes et personnalisées, adaptées à leurs situations, y compris les plus complexes.
Pour en savoir plus, regardez l’interview réalisée par BSmart TV au sujet de MTH La Hotline.
Si vous êtes convaincu(e) de l’intérêt de bien préparer vos entretiens annuels d’évaluation et de développer une culture du feedback régulière, et que vous voulez être accompagné pour gagner en confiance, en sérénité et en efficacité, contactez-nous via le formulaire en bas de page.
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